Algemene Ledenvergadering tevens jaarvergadering van de  Huurdersvereniging KKZ Kijkduin

 Zaterdag 21 mei 2022

15.00 – 17.00

Middin Buitenklingen.

De ingang van de vergaderzaal ligt aan de achterzijde van het lange gebouw aan de Buitenklingen. Deze ingang zal met een aantal ballonnen worden aangegeven.

Alle stukken zijn na de agenda opgenomen. 

Agenda 

  1. Opening, mededelingen en vaststellen van de agenda

Op 31 december 2021 is Jaap Walraven overleden, jarenlang bestuurslid van onze vereniging en vrijwilliger. Wij gedenken Jaap met een minuut stilte.

  1. Verslag Algemene Ledenvergadering 2021

Het verslag van de digitale jaarvergadering van december 2021 is door het bestuur goedgekeurd. Dit verslag is bij de stukken voor deze vergadering gevoegd. Het verslag is moet worden vastgesteld door de leden.

  1. Jaarverslag van het bestuur van de HV KKZ over 2021

Het jaarverslag is door het bestuur goedgekeurd op 7 mei 2022. In dit verslag wordt onder andere aandacht besteed aan het overleg met onze verhuurder Van ’t Hof Rijnland. Het bestuur verzoekt de vergadering het jaarverslag van het bestuur vast te stellen.

  1. Financieel verslag 2021 en verslag kascommissie

Het financieel verslag voor 2021 is door een (kas)commissie, bestaande uit Carla Meeuwisse (Kijkduinsestraat 1088) beoordeeld en zal aan de Ledenvergadering haar verslag uitbrengen. Doordat de beide vorige Jaarvergaderingen digitaal zijn gehouden, is er geen nieuwe kascommissie gekozen door de leden. Het bestuur heeft daarom zelf een lid gevraagd de kas te controleren. Het financieel verslag wordt zal op de jaarvergadering beschikbaar zijn.

  1. Decharge penningmeester 2021

Het bestuur verzoekt aan de Ledenvergadering om de penningmeester decharge te verlenen.

  1. Decharge bestuur over 2020

Op basis van het jaarverslag van het bestuur en de decharge van de penningmeester wordt aan de Ledenvergadering verzocht het bestuur decharge te verlenen over 2021.

  1. Begroting 2022

Het bestuur vraagt aan de Ledenvergadering om de begroting voor 2022 goed te keuren. Deze begroting zal op de jaarvergadering beschikbaar te zijn.

  1. Actieplan/speerpunten bestuur 2021 en 2022

Het bestuur heeft voor het overleg met onze verhuurder Van ’t Hof Rijnland een aantal punten als speerpunten benoemd voor 2022:

  • besparing gasgebruik (thermostaatknoppen, betere radiatoren, isolatiefolie, lage temperatuur-verwarming),
  • beperken huuraanpassingen,
  • vernieuwing besturingssystemen van de liften in alle liften,
  • portieken: renovatie sloten en deurdrangers, vernieuwing spreek-luisterinstallatie,
  • energietransitie en duurzaamheid (grote boilers?),
  • vernieuwing verwarmingsketels.

Het bestuur vraagt aan de leden of zij akkoord gaan met deze speerpunten. Omdat het jaar 2022 al enige tijd loopt, zullen wij verslag doen van de tot nu toe bereikte resultaten.

Het bestuur staat uiteraard open voor suggesties voor ander actie/speerpunten.

  1. Opheffing SBK

Per 1 januari 2022 is het SBK (Stichting Bewonersbelangen Kijkduin) opgeheven. Hierdoor is de vertegenwoordiging van onze Huurdersvereniging in de werkgroep Openbare ruimte niet meer nodig. Onze dank gaat uit naar Henk Jehee, die jarenlang onze belangen in deze werkgroep heeft behartigd.

  1. Benoemingen bestuur

In de jaarvergadering van november 2020 zijn de bestuursleden Agnes Buiteman, Tonny van Dijk en Jan Kommer voor twee jaar benoemd en zijn bereid in functie te blijven. Het bestuur stelt voor deze bestuursleden ter herbenoemen voor twee jaar.

Wij hebben Carla Meeuwisse (Kijkduinsestraat 1088) bereid gevonden het penningmeesterschap op zich te nemen. Carla heeft al eerder in ons complex gewoond en is toen enige tijd voorzitter geweest van onze Huurdersvereniging. Het bestuur stelt voor Carla voor twee jaar te benoemen als bestuurslid.

  1. WBTR document (Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen)

Elke vereniging en stichting in Nederland die is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel moet statuten hebben die aan deze wet voldoen. Over vijf jaar moeten de statuten werkelijk gewijzigd zijn. Tot die tijd voldoet een zogenaamd WBTR-document waarin staat aangegeven op welke wijze de vereniging haar statuten zal gaan wijzigen om aan de nieuwe wet te voldoen. Dit document moet worden vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering en wordt daarmee een onderdeel van de huidige statuten waar het bestuur zich aan moet houden. Het gaat vooral om een aantal (financiële) controle regels en gedragsregels. Door deze regels vast te stellen zijn de bestuursleden, indien ze zich aan de regels houden, niet persoonlijk aansprakelijk te stellen.

In het bijgevoegde document is zo duidelijk mogelijk aangegeven waarom iets aangepast moet worden en wat het voorstel van het bestuur hiervoor is.

Het bestuur stelt voor het WBTR-document voor onze Huurdersvereniging KKZ vast te stellen.

  1. UBO (Ultimate Beneficial Owner)

Elk bedrijf en stichting en elke vereniging moet in Nederland bij de Kamer van Koophandel (KvK) aangeven wie de uiteindelijke eigenaar van is van dergelijke instellingen. Voor kleinere verenigingen als onze Huurdersvereniging betekent het dat alle bestuursleden als UBO’s worden gezien. Dit is als zodanig ook aangegeven bij de KvK.

  1. Kascommissie

Voor de beoordeling van de financiële stukken van 2022 is er weer een kascommissie nodig. Het bestuur hoopt dat in de vergadering kandidaten zich melden.

  1. Feestcommissie

Het bestuur stelt voor weer een keer een gezellige bijeenkomst te organiseren voor de bewoners van ons complex. Wij vragen of een paar leden deze taak op zich willen nemen.

  1. Rondvraag

 

Gezellig samenzijn met een hapje en een drankje.

 

 

 

Verslag van de Algemene Ledenvergadering Huurdersvereniging KKZ Kijkduin 2021

 Zaterdag 20 november 2021

De vergadering is, net als de vorige ALV, digitaal gehouden.

Nadat de ALV in de Krabbels was aangekondigd, zag het bestuur zich genoodzaakt, door de nieuwe coronamaatregelen, de fysieke vergadering af te gelasten. De stukken voor de vergadering zijn op de website geplaatst en waren, indien gewenst ook in een papieren versie beschikbaar.

Alle leden hebben na de aankondiging van de digitale ALV drie weken de tijd gehad om te reageren bij de secretaris van de Huurdersvereniging. Het bestuur heeft daarbij aangegeven dat de indieners persoonlijk antwoord kregen en dat de reacties en de reactie van het bestuur in het verslag zullen worden opgenomen.

 Het verslag

 Opening, mededelingen en vaststellen van de agenda

Er zijn geen mededelingen en aanvullende agendapunten ingekomen

 Verslag ALV 2020

Er zijn geen opmerkingen op het verslag van de digitale ALV 2020 binnengekomen. Het verslag is vastgesteld.

  1. Verslag bestuur HV KKZ over 2020

Zowel het verslag van het bestuur van 2019 als van 2020 waren geagendeerd. Op beide verslagen zijn geen reacties gekomen. Beide verslagen zijn daarmee goedgekeurd door de ALV.

  1. Financieel verslag 2020

Op het financieel verslag voor 2020 zijn geen reacties binnen gekomen.

  1. Verslag kascommissie + decharge penningmeester 2019 en 2020

Door de drukke werkzaamheden van de voorzitter/penningmeester was het financieel verslag van 2019 niet beoordeeld door de kascommissie. In de vergadering van 2020 is geen nieuwe kascommissie benoemd Het bestuur heeft de vrijheid genomen de bestaande kascommissie ook het verslag voor 2020 te beoordelen. De kascommissie heeft de verslagen goedgekeurd en heeft voorgesteld de penningmeester decharge te verlenen. Hierop zijn geen reacties gekomen, waarmee de decharge verleend is.

  1. Decharge bestuur over 2020

Op basis van het jaarverslag van het bestuur en de decharge van de penningmeester moeten de leden beslissen of zij het gehele bestuur decharge verlenen over 2020. Er zijn geen reacties gekomen, waarmee het bestuur decharge is verleend.

  1. Begroting 2021

Op de begroting zijn geen reacties binnengekomen. De begroting is goedgekeurd.

  1. Actieplan/speerpunten bestuur 2021 en 2022

Het bestuur heeft voor het overleg met onze verhuurder Van ’t Hof Rijnland een aantal punten als speerpunten benoemd voor 2021. Gezien de nabijheid van 2022 zullen deze ook voor 2022 gelden. Het betreft de volgende punten:

  • vernieuwing besturingssystemen van de liften in alle liften,
  • portieken: renovatie sloten en deurdrangers, vernieuwing spreek-luisterinstallatie,
  • 1x grote schoonmaak portieken en bergingsgangen,
  • energietransitie en duurzaamheid (grote boilers?),
  • besparing gasgebruik (thermostaatknoppen, betere radiatoren, isolatiefolie, lage temperatuur-verwarming).

Mevrouw J. Regeer heeft gereageerd op het Actieplan. In haar ogen kan de energietransitie energiebesparing heel hoog op de agenda van het bestuur gezet worden. Ook vraagt zij aandacht voor de tocht langs deuren en ramen. Het bestuur heeft aangegeven dat zij daar gelijk in heeft, maar dat het bestuur afhankelijk is van de budgetten die Amvest hiervoor beschikbaar wil stellen. In elk overleg met van ’t Hof Rijnland zet het bestuur dit onderwerp op de agenda.

  1. Opheffing SBK

Per 1 januari 2021 wordt het SBK (Stichting bewonersbelangen Kijkduin)  opgeheven. Hierdoor is de vertegenwoordiging van onze Huurdersvereniging in de werkgroep Openbare ruimte niet meer nodig. Onze dank gaat uit naar Henk Jehee, die de nodige jaren onze belangen in deze werkgroep heeft behartigd.

  1. Bestuursbenoemingen

In de jaarvergadering van november 2020 zijn de bestuursleden Agnes Buiteman, Tonny van Dijk en Jan Kommer voor twee jaar benoemd en blijven in functie. Roderick Rot is in 2019 benoemd en is bereid voor de komende twee jaar aan te blijven. Het bestuur vraagt de leden om Roderik Rot voor twee jaar te benoemen. Er zijn geen reacties gekomen op dit voorstel, waarmee Roderik Rot voor twee jaar is benoemd.

  1. Feestcommissie

Er hebben zich geen bewoners aangemeld voor een feestcommissie.

  1. Rondvraag

Het bestuur zoekt nog steeds uitbreiding. Het belangrijkst is op dit moment een   penningmeester.

 

 

Jaarverslag 2021 van het bestuur van de Huurdersvereniging Kijkduinsestraat, Katwijkse- en Zandvoortselaan te Den Haag

Vastgesteld op 7 mei 2022

 Het bestuur

Het bestuur van de Huurdersvereniging Kijkduinsestraat, Katwijkse- en Zandvoortselaan bestond in 2021 uit:

Roderik Rot, voorzitter en penningmeester,

Jan Kommer, secretaris,

Agnes Buiteman, bestuurslid,

Tonny van Dijk, bestuurslid.

Bestuursvergaderingen

Het bestuur is in 2021 driemaal bij elkaar geweest. Belangrijkste onderwerpen in deze vergaderingen waren:

– voorbereiding van de ALV 2021

– het verslag van de ALV van 2020;

– verlaging van de huur voor de niet geliberaliseerde woningen als gevolg van de verslechtering van de energielabels;

– de voorbereiding van de overleggen met onze verhuurder Van ’t Hof Rijnland (VtHR): als bestuur maken wij een agenda met uitgebreide toelichting zodat het overleg zo goed mogelijk kan verlopen;

– de website: www.huurdersverenigingkkz.nl;  hierop staan verslagen van het overleg met de verhuurder en allerlei handige zaken, zoals telefoonnummers voor reparatieverzoeken. Ook de stukken voor de jaarvergadering worden gepubliceerd op de website.

– het bestuur heeft aan VtHR een advies over de huurverhogingen gegeven; gezien de zeer beperkte stijgingen van de pensioenen, de o.i. niet optimale conditie waarin ons complex zich bevindt en de overlast van alle bouwwerkzaamheden in de directe omgeving hebben wij geadviseerd de huren niet te verhogen; VtHR heeft dit advies niet overgenomen: belangrijkste argumenten waren de volgend hun goede verhuurbaarheid en de in vergelijking met vergelijkbare huren in de omgeving lage huren van het complex;

– de controle van de service- en verwarmingskosten is gehouden en deze zijn goedgekeurd;

– alle leden hebben een kerstattentie ontvangen;

– het WBTR-document;

– de financiën.

Algemene Ledenvergadering 2021

In december 2021 is wederom de Algemene Ledenvergadering van 2020 schriftelijk gehouden. Alle stukken zijn op de website gepubliceerd. In de Kijkduinkrabbels is de vergadering aangekondigd met de agendapunten en is aangegeven dat alle stukken op de website waren in te zien. De leden konden schriftelijk reageren.

Overleg met verhuurder Van ’t Hof Rijnland (VtHR)

In 2021 zijn er twee overleggen met onze verhuurder Van ’t Hof Rijnland geweest.

De belangrijkste resultaten van deze overleggen waren:

  • het bestuur blijft aandringen op meer energiebesparende maatregelen: hoewel eigenaar Aegon/Amvest bezig is diverse vergelijkbare complexen energiezuiniger te maken, is Kijkduin nog niet aan de beurt;
  • er zijn een 2e serie fietsbeugels (“nietjes”) geplaatst bij het andere portiek Kijkduinsestraat;
  • de verzakkingen van de garages bij het fietspad blijven een punt van aandacht; er zijn inmiddels meetpunten aangebracht;
  • de komende jaren zullen de liften worden gerenoveerd; 2 liften hebben deze renovatie al ondergaan;
  • we vragen voortdurend aandacht voor de veroudering van de verwarmingsinstallatie en intercominstallatie;
  • innemen tags parkeerterrein, dit gebeurt niet consequent;
  • het bestuur blijft wijzen op de onbekendheid van de bewoners met het bewonersportal: hierop zijn per huurder alle gegevens te vinden; ook kan dit gebruikt worden voor het indienen van reparatieverzoeken, waarbij een betere registratie plaats vindt;
  • het bestuur heeft VtHR gewezen op het slechte gedrag en werk van de kabelleggers voor het glasvezelnet van T-Mobile; VtHR zet zich in om, indien de kastjes in de woningen geplaatst (moeten) gaan worden, hierover goed met de bewoners te laten communiceren door T-Mobile;
  • verhuring garages: het bestuur heeft VtHR er op gewezen dat verhuring van de garages voor opslag voor bedrijfsmatige doeleinden door het bestemmingsplan niet wordt toegestaan.

Belangrijke gebeurtenissen

De huren van de woningen met een niet geliberaliseerde huur zijn door het verslechteren van de energielabels verlaagd. Het bestuur heeft hiervoor het initiatief genomen.

De nieuwe inrichting van het plantsoen op de hoek van de Duinlaan en de Katwijkselaan is afgerond met het plaatsen van een nieuw hek en nieuwe beplanting.

Het bestuur van de Huurdersvereniging KKZ

 

 

WBTR (Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen)

De WBTR is bedoeld om onverantwoordelijk financieel beheer, wanbestuur, misbruik van positie en andere ongewenste activiteiten binnen besturen van verenigingen, stichtingen en coöperaties te voorkomen.

De WBTR treedt op 1 juli 2021 in werking en gaat vanaf dat moment boven de eigen statuten. Er bestaat echter geen verplichting om statuten direct na 1 juli 2021 te wijzigen. In de WBTR is daarvoor een overgangstermijn van vijf jaar opgenomen.

In onze situatie en uitgaande van de inwerkingtreding op 1 juli a.s., is het van belang om over (schriftelijke) afspraken die in het kader van de wet moeten worden gemaakt zo snel mogelijk een document vast te stellen, dat voldoet aan de eisen van de wet.

Dit document (van de Huurdersvereniging KKZ Den Haag – HV KKZ ) is mede op basis van de huidige statuten samengesteld.

In onderstaand document is cursief aangegeven wat de aanvullingen op/wijzigingen van de statuten zullen zijn.

DOCUMENT WBTR

 Bestuursmodel

De meeste organisaties kennen een collegiaal bestuur. Alle bestuursleden zijn en hebben een gelijkwaardige stem.

In de WBTR krijgen organisaties de mogelijkheid om voor een ander bestuursmodel te kiezen.

De Huurdersvereniging KKZ behoudt haar bestuursmodel.

 Aansprakelijkheid van bestuursleden.

Een bestuurder is wettelijk verplicht om zijn/haar taken naar behoren te vervullen. Wanneer sprake is van onbehoorlijk bestuur en er ontstaat schade, kunnen bestuursleden voor die schade aansprakelijk gesteld worden.

Het gaat hierbij niet om kleine fouten, maar ernstig verwijtbaar handelen.

Om fraude te voorkomen stelt het bestuur voor een aantal financiële afspraken in dit document vast te leggen in aanvulling op de Statuten van de huurdersvereniging (dd 5 juni 1981):

De bestuursleden kunnen onkosten en reiskosten betrekking hebbend op de werkzaamheden voor de Huurdersvereniging KKZ declareren.

De declaraties van de penningmeester worden gefiatteerd door de voorzitter.

De declaraties van de voorzitter worden gefiatteerd door de penningmeester.

Voordat betalingen aan derden door de penningmeester worden verricht, worden deze (digitaal) gefiatteerd door een van de bestuursleden.

Jaarlijks vindt controle van de boeken plaats door de kascommissie c.q. financiële controle-commissie, conform de Statuten.

De limiet voor de betalingen per dag bedraagt € 1000,-.

Een administratie van de bezittingen van de Huurdersvereniging KKZ wordt gemaakt en zal jaarlijks worden gecontroleerd.

Van de bestuursvergaderingen wordt een verslag gemaakt. Afwijkende meningen worden in het verslag opgenomen.

Begroting en jaarrekening worden door de penningmeester voor goedkeuring aan het bestuur voorgelegd. De begroting wordt vervolgens voor vaststelling aan de Algemene Leden Vergadering voorgelegd.

 Belang van de eigen organisatie voorop

In de WBTR worden bestuursleden van verenigingen verplicht zich bij het vervullen van hun taak te richten op het belang van de rechtspersoon.

De bestuursleden van de Huurdersvereniging KKZ zijn bekend met de doelstelling van de vereniging en de statuten.

 Een tegenstrijdig belang

Een bestuurslid moet altijd in het belang van de vereniging beslissen. Een bestuurslid dat een tegenstrijdig of eigen belang heeft bij een beslissing van het bestuur, neemt niet deel aan de beraadslagingen en de besluitvorming daarover. In een dergelijke situatie moet het bestuur schriftelijk vastleggen wat de overwegingen zijn die aan het besluit ten grondslag liggen.

Als alle bestuurders in een vereniging een tegenstrijdig belang hebben, dan verschuift de beslissingsbevoegdheid naar de ledenvergadering.

Organisaties mogen de tegenstrijdig belangregeling opnemen in de statuten.

Bestuursleden van de Huurdersvereniging KKZ met eigen belangen bij de beslissing van het bestuur zullen niet aan de beraadslagingen of besluitvorming daarover deelnemen.

 Regeling begrenzing meervoudig stemrecht

De WBTR geeft regels over het meervoudig stemrecht voor bestuursleden van stichtingen. Voor de stichting komt te gelden dat één bestuurslid nooit meer stemmen mag uitbrengen dan de andere bestuursleden tezamen, zodat er nooit één persoon alle zeggenschap heeft in het bestuur.

De WBTR treedt op 1 juli 2021 in werking en gaat vanaf dat moment boven de eigen statuten. Een bepaling omtrent meervoudig stemrecht moet bij de eerstvolgende statutenwijziging worden aangepast aan de nieuwe wettekst en blijft anders van kracht tot 1 juli 2026. In het bestuur van de Huurdersvereniging KKZ heeft elk lid één stem. Indien bij een besluit evenveel voor- als tegenstemmers zijn neemt de voorzitter een beslissing. Artikel 6, lid 6i van de WBTR, “Het oordeel van de voorzitter omtrent de totstandkoming en de inhoud van een besluit is bindend”, wordt, in afwijking van de wet, niet toegepast door de Huurdersvereniging KKZ.

  1. Ontstentenis- en beletregeling

De WBTR verplicht organisaties een ontstentenis- en beletregeling in de statuten op te nemen. Van ontstentenis is sprake als een bestuurslid ophoudt bestuurder te zijn.

Met belet wordt bedoeld op de situatie dat een bestuurslid tijdelijk zijn functie niet kan of niet mag uitoefenen. Het komt erop neer, dat de organisatie geregeld moet hebben, wie er een beslissing mag/mogen nemen als het bestuur dat zelf niet meer kan of mag.

Bij de eerstvolgende statutenwijziging moet er een ontstentenis- en beletregeling in de statuten worden opgenomen. In de statuten is opgenomen met betrekking tot bevoegdheden indien het aantal bestuursleden beneden het vermelde minimum is gedaald (artikel 13, lid 2), het bestuur bevoegd blijft. Het bestuur is verplicht zo spoedig mogelijk de ontstane vacatures in te (laten) vullen (artikel 13, lid 2).

Het overgebleven bestuur zal de openstaande functies onderling verdelen.

Mocht het bestuur in zijn totaliteit aftreden, dan moet bekend zijn, wie een beslissing mag nemen. In de Algemene Ledenvergadering wordt een commissie gevormd bestaande uit drie bewoners van de vereniging die in deze situatie voor de continuïteit moet zorgen. Deze bewoners zijn geen lid van het bestuur of de kascommissie. Deze continuïteitscommissie kan ook andere leden aanwijzen voor deze werkzaamheden.

 Bindende voordracht

Wanneer er bij het benoemen van nieuwe bestuurders maar één kandidaat is, wordt in de regel besloten deze kandidaat als bestuurder aan te stellen. Dit bindende karakter van de voordracht kan door de ledenvergadering worden opgeheven door een 2/3 meerderheid.

In de statuten van de Huurdersvereniging KKZ zijn de regels over een bindende voordracht opgenomen (art. 10, lid 3, 6 t/m 9).

 Raadgevende stem

Op grond van de WBTR hebben bestuurders van verenigingen een raadgevende stem in algemene vergaderingen. Daarmee kunnen bestuurders in de ledenvergadering hun visie geven op voorgenomen besluiten, zodat daar rekening mee gehouden wordt.

Wanneer bestuurders niet de kans krijgen of hebben hun advies te geven, dan kan het besluit ongedaan gemaakt worden (algemene vergadering). Hetzelfde geldt voor besluiten die buiten de ledenvergadering zijn genomen.

In de statuten staan en komen geen beperkingen voor onze bestuurders. Immers, de bestuursleden van de Huurdersvereniging KKZ zijn allen ook bewoners én leden van de vereniging. Alle bestuurders stemmen mee in de Algemene Ledenvergadering.

 Elektronische Algemene Ledenvergadering

In de statuten van de Huurdersvereniging KKZ wordt opgenomen dat een elektronische ledenvergadering altijd mogelijk is.