Verslag Algemene Ledenvergadering tevens jaarvergadering van de Huurdersvereniging KKZ Kijkduin
Zaterdag 21 mei 2022
Vanwege de privacy en de volledige openbaarheid van onze website zijn de namen van de leden die vragen hebben gesteld en/of suggesties hebben ingebracht, weggelaten. Ook de namen van commissie leden zijn niet genoemd. Het bestuur is echter volledig bekend met deze namen.
- Opening, mededelingen en vaststellen van de agenda
De voorzitter van de Huurdersvereniging KKZ (HV KKZ), de heer R. Rot opent de vergadering en heet iedereen welkom. Hij is verheugd met de opkomst en dat er weer een echte bijeenkomst gehouden kan worden.
De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. Er zijn twee afmeldingen, die op de presentielijst zijn vermeld.
Op 31 december 2021 is Jaap Walraven overleden. Jaap was jarenlang bestuurslid van onze vereniging en vrijwilliger. De aanwezigen gedenken Jaap met een minuut stilte.
- Verslag Algemene Ledenvergadering 2021
Het verslag van de digitale jaarvergadering van de HV KKZ van december 2021 is door het bestuur goedgekeurd. Dit verslag is unaniem door de Ledenvergadering ongewijzigd vastgesteld.
- Jaarverslag van het bestuur van de HV KKZ over 2021
Het jaarverslag van de HV KKZ is door het bestuur goedgekeurd op 7 mei 2022. In dit verslag wordt onder andere aandacht besteed aan het overleg met de verhuurder Van ’t Hof Rijnland. Het jaarverslag van het bestuur is unaniem door de Ledenvergadering ongewijzigd vastgesteld.
- Financieel verslag 2021 en verslag kascommissie
De penningmeester a.i. de heer R.Rot heeft het financieel verslag voor 2021 gepresenteerd. Het saldo is vrijwel ongewijzigd gebleven. De heer … mist de bijdrage van de verhuurder Van ‘t Hof Rijnland (VtHR). Het bestuur geeft aan dat deze vorig jaar niet is aangevraagd. Dit zal alsnog gebeuren. Het bestuur geeft aan dat meer dan de helft van de huurders lid is van de HV KKZ (47 van de 78 huurders). Elke nieuwe bewoner wordt benaderd, maar niet iedereen is geïnteresseerd in of ziet het belang van een huurdersvereniging.
Doordat de beide vorige Jaarvergaderingen digitaal zijn gehouden, is er geen nieuwe kascommissie gekozen door de leden. Het bestuur heeft daarom zelf een lid gevraagd de kas te controleren. Mevr. C. Meeuwisse heeft het verslag en de bijbehorende stukken gecontroleerd en geen onregelmatigheden geconstateerd.
- Decharge penningmeester 2021
De Ledenvergadering heeft de penningmeester unaniem decharge verleend over 2021.
- Decharge bestuur over 2021
Op basis van het jaarverslag van het bestuur en de decharge van de penningmeester heeft de Ledenvergadering het bestuur unaniem decharge verleend over 2021.
- Begroting 2022
Het bestuur heeft de begroting op de vergadering gepresenteerd. De reiskosten PAH zijn bestemd voor het deelnemen van twee bestuursleden aan de jaarvergadering van het Platform Amvest Huurders. Dat gebeurt elk jaar.
Op de begroting is een bedrag gereserveerd voor een bewonersfeest. Gratis voor de leden. Niet-leden zullen een eigen bijdrage van 10 euro moeten betalen.
De leden vragen aan het bestuur of er een mogelijkheid is voor een subsidie van de gemeente voor bijvoorbeeld het feest. In vorige jaren is die subsidie wel aangevraagd, maar dan moesten de activiteiten voor een grotere groep als uitsluitend de leden zijn en het eten en drinken valt er niet onder. De laatste jaren heeft het BIK een dergelijke subsidie gehad. Het bestuur zegt toe na te gaan of het nog mogelijk is en wat de voorwaarden zijn.
De begroting is door de Ledenvergadering unaniem goedgekeurd.
- Actieplan/speerpunten bestuur 2021 en 2022
Het bestuur heeft voor het overleg met onze verhuurder Van ’t Hof Rijnland een aantal punten als speerpunten benoemd voor 2022:
- besparing gasgebruik (thermostaatknoppen, betere radiatoren, isolatiefolie, lage temperatuur-verwarming),
- beperken huuraanpassingen,
- vernieuwing besturingssystemen van de liften in alle liften,
- portieken: renovatie sloten en deurdrangers, vernieuwing spreek-luisterinstallatie,
- energietransitie en duurzaamheid (aanpassing boilers?),
- vernieuwing verwarmingsketels.
Naar aanleiding van deze speerpunten kwamen de volgende onderwerpen aan de orde.
De kwaliteit van reparaties blijkt zeer wisselend. Goede en slechte ervaringen worden gemeld. Ook de houding en/of antwoorden van zowel de medewerkers van VtHR als de medewerkers van de reparatiebedrijven zijn zeker niet altijd even behulpzaam, netjes of respectvol. Het bestuur geeft aan dat zij niet elke klacht in dat kader kan oplossen, maar vraagt wel alle (slechte) ervaringen aan de secretaris door te geven. Als een dergelijke lijst enige omvang krijgt, kan het bestuur daarmee naar VtHR om aan te geven dat de klantgerichtheid echt beter moet.
De boilers blijven ook een punt van onvrede. Duur en oud. De mogelijkheid om de boilers van Eneco over te nemen wordt niet door alle leden als een verbetering gezien. Het bestuur geeft aan dat ze in overleg zijn met VtHR of het wel of niet toegestaan is door de huurders om de boilers over te nemen en wat dan de gevolgen zijn bij huuropzegging. Hierbij speelt de in het huurcontract verplichte gebruik van de aanwezige Enecoboiler ook een rol.
Positief is dat het uitschakelen van het Tf-signaal voor niemand koud water heeft opgeleverd.
Het bestuur geeft aan dat de komende jaren alle liften worden voorzien van een nieuw besturingssysteem, waardoor eventuele storingen eenvoudiger en sneller verholpen kunnen worden.
Wat betreft de ketels van de centrale verwarming geeft het bestuur aan dat door het uitvallen van een van de ketels nu door VtHR nagedacht wordt over de wijze van vervanging. Verschillende leden melden dat, ook als de verwarming goed werkt, vooral de bovenste verdiepingen moeilijk goed warm te krijgen zijn.
De leden vragen zich af hoe het contract met de hovenier er uit ziet: hoeveel keer per jaar moet het onderhoud gedaan worden? Ook is de vraag of de bloembakken bij de portieken onder het contract vallen. Het bestuur zal dit nagaan bij VtHR.
Het bestuur vraagt aan de leden of zij akkoord gaan met deze speerpunten. Omdat het jaar 2022 al enige tijd loopt, zullen wij verslag doen van de tot nu toe bereikte resultaten.
Met bovenstaande aanvullingen is de Ledenvergadering unaniem akkoord met het actieplan van het bestuur.
- Opheffing SBK
Per 1 januari 2022 is het SBK (Stichting Bewonersbelangen Kijkduin) opgeheven. Hierdoor is de vertegenwoordiging van onze Huurdersvereniging in de werkgroep Openbare ruimte niet meer nodig. Het bestuur bedankt de heer …, die jarenlang onze belangen in deze werkgroep heeft behartigd. Twee bestuursleden van het SBK zijn nu adviseur van de Wijkvereniging Walboduin (Waldeck-Bohemen-Kijkduin).
- Benoemingen bestuur
In de jaarvergadering van november 2020 zijn de bestuursleden mevr. A. Buiteman, mevr. T. van Dijk en de heer J. Kommer voor twee jaar benoemd en zijn bereid in functie te blijven. De Ledenvergadering gaat unaniem akkoord met deze herbenoeming voor twee jaar.
Het bestuur heeft mevr. C Meeuwisse bereid gevonden het penningmeesterschap op zich te nemen. Mevr. Meeuwisse heeft al eerder in het complex gewoond en is toen enige tijd voorzitter geweest van de Huurdersvereniging. De Ledenvergadering gaat unaniem akkoord met de benoeming.
- WBTR document (Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen)
Elke vereniging en stichting in Nederland die is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel moet statuten hebben die aan deze wet voldoen. Over vijf jaar moeten de statuten werkelijk gewijzigd zijn. Tot die tijd voldoet een zogenaamd WBTR-document waarin staat aangegeven op welke wijze de vereniging haar statuten zal gaan wijzigen om aan de nieuwe wet te voldoen. Dit document moet worden vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering en wordt daarmee een onderdeel van de huidige statuten waar het bestuur zich aan moet houden. Het gaat vooral om een aantal (financiële) controle regels en gedragsregels. Door deze regels vast te stellen zijn de bestuursleden, indien ze zich aan de regels houden, niet persoonlijk aansprakelijk te stellen.
In het bijgevoegde document is zo duidelijk mogelijk aangegeven waarom iets aangepast moet worden en wat het voorstel van het bestuur hiervoor is.
De heer … vraagt of het bestuur verzekerd is voor eventuele claims door schade op privégelden. Het bestuur bestaat uit vrijwilligers en moeten hier geen negatieve gevolgen van ondervinden. Het bestuur geeft aan dat zij niet verzekerd is, omdat zij het risico niet groot acht. Desondanks zal het bestuur onderzoeken of het noodzakelijk is en wat de kosten zijn.
De Ledenvergadering stelt het WBTR-document unaniem vast. Hierdoor is een zogenaamde continuïteitscommissie noodzakelijk: indien het gehele bestuur om wat voor reden dan ook niet meer beschikbaar is, moet deze commissie de taken overnemen en/of zoeken naar nieuwe bestuursleden. De heren … en … stellen zich beschikbaar en zijn unaniem benoemd door de ledenvergadering.
- UBO (Ultimate Beneficial Owner)
Elk bedrijf en stichting en elke vereniging moet in Nederland bij de Kamer van Koophandel (KvK) aangeven wie de uiteindelijke eigenaar van is van dergelijke instellingen. Voor kleinere verenigingen als onze Huurdersvereniging betekent het dat alle bestuursleden als UBO’s worden gezien. Dit is als zodanig ook aangegeven bij de KvK. Omdat dit een kennisgeving is, is er niet over gestemd.
- Kascommissie
Voor de beoordeling van de financiële stukken van 2022 is er weer een kascommissie nodig. Mevrouw … en de heer … stellen zich beschikbaar en zijn unaniem benoemd door de Ledenvergadering.
- Feestcommissie
Het bestuur stelt voor weer een keer een gezellige bijeenkomst te organiseren voor de bewoners van ons complex. Mevrouw … geeft aan bereid te zijn de bestuursleden te ondersteunen.
- Rondvraag
Het is vaak onduidelijk wie nieuwe bewoners zijn. Niet iedereen stelt zich voor. Veel huidige bewoners weten dan niet meer wie in het portiek woont. In het blok van de Zandvoortselaan heeft een nieuwe bewoner bij iedereen een kaartje in de bus gedaan, wat een goed idee is. Het bestuur krijgt wel de huisnummers van nieuw verhuurde woningen maar geen namen (privacy-wet).
Mevr. … is bereid het bezoeken van nieuwe bewoners op zich te nemen. Zij zal daarbij aangeven dat het kennismaken met medebewoners erg op prijs wordt gesteld.
Doordat diverse bewoners op soms onjuiste wijze gebruik maken van de parkeerplaatsen voor bezoekers, wordt gevraagd of er meer bezoekersplaatsen kunnen komen. Het bestuur zal dit aankaarten bij VtHR.
Bewoners dienen erop gewezen te worden dat zij altijd de toegangsdeuren tot de bergingsgangen goed moeten sluiten. Het bestuur verzint een actie.
Het bestuur zal nagaan of en wanneer de groene afvalbakken voor bioafval (naast de afvalcontainers) worden geleegd.