Algemene Ledenvergadering van de Huurdersvereniging KKZ Kijkduin
Zaterdag 14 september 2024
16.00-16.15
In de tenten op ons parkeerterrein
De voorstellen staan op de website
https://huurdersverenigingkkz.nl
Agenda
- Opening en vaststelling agenda
- Wijziging van de statuten van de huurdersvereniging Kijkduinsestraat, Katwijkse-en Zandvoortselaan (hv KKZ)
Door het in werking treden van de WBTR (Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen) is het noodzakelijk dat onze statuten worden aangepast, Deze aanpassing is bedoeld om onverantwoordelijk financieel beheer, wanbestuur, misbruik van positie en andere ongewenste activiteiten binnen besturen van verenigingen, stichtingen en coöperaties te voorkomen.
De vergadering wordt overeenkomstig de statutaire bepalingen voorgezeten door C. Meeuwisse, voorzitter van de hv KKZ
De voorzitter wijst J. Kommer, secretaris van de hv KKZ, aan voor het maken van de notulen.
De voorzitter constateert dat de oproeping en agendering geldig hebben plaatsgevonden en dat daarom de geagendeerde besluiten met inachtneming van de wettelijke en statutaire vereisten, rechtsgeldig genomen konden worden.
De voorzitter deelt de vergadering mede dat de bestuurders van de vereniging in de gelegenheid zijn gesteld over de in de vergadering te nemen besluiten te adviseren.
De voorzitter stelt onder andere de volgende voorstellen aan de orde:
- de statuten van de vereniging te wijzigen overeenkomstig het concept opgesteld door Core Notariaat B.V. (zie bijlage 1);
- elk lid van het bestuur van de vereniging, alsmede iedere (kandidaat-)notaris en medewerker verbonden aan Core Notariaat B.V., zo tezamen als ieder afzonderlijk, te machtigen de akte van statutenwijziging te tekenen;
- dat een uittreksel van de notulen van de vergadering meteen door de voorzitter en de secretaris afgegeven kan worden voor zover het deze 3 besluiten betreft.
In de vergadering zal moeten worden bepaald hoeveel leden aanwezig zijn en of daarmee het voor een statutenwijziging vereiste aantal van twee/derde van de leden aanwezig is.
Het huidige aantal leden van het PAH bedraagt 48.
Indien dit het geval is zal een stemming worden gehouden over de wijziging van de statuten. Zo nodig kan een schriftelijke stemming worden gehouden. Indien twee/derde van de aanwezige leden vóór stemt is tot wijziging van de huidige statuten besloten.
Indien het vereiste aantal leden van de vereniging niet aanwezig is, kan geen besluit tot wijziging van de statuten worden genomen.
- Sluiting van de vergadering
Algemene Ledenvergadering tevens Jaarvergadering 2024 van de Huurdersvereniging KKZ Kijkduin
Zaterdag 14 september 2024
16.15 – 17.30
In de tenten op ons parkeerterrein
De voorstellen staan op de website
https://huurdersverenigingkkz.nl
Agenda
- Opening, vaststelling agenda en mededelingen
- Ingekomen stukken
- Wijziging van de statuten van de huurdersvereniging Kijkduinsestraat, Katwijkse-en Zandvoortselaan (hv KKZ)
In de voorgaande Algemene Vergadering op 14 september 2024 is geen besluit genomen over de gewijzigde statuten, omdat het volgens de huidige statuten vereiste aantal leden niet aanwezig was. Conform de huidige statuten kan in een volgende Algemene Vergadering dan een besluit worden genomen met twee/derde van stemmen van de aanwezige leden.
De vergadering wordt overeenkomstig de statutaire bepalingen voorgezeten door C. Meeuwisse, voorzitter van de hv KKZ
De voorzitter wijst J. Kommer, secretaris van de hv KKZ, aan voor het maken van de notulen voor dit onderdeel van de agenda.
De voorzitter constateert dat de oproeping en agendering geldig hebben plaatsgevonden en dat daarom de geagendeerde besluiten met inachtneming van de wettelijke en statutaire vereisten, rechtsgeldig genomen konden worden.
De voorzitter deelt de vergadering mede dat de bestuurders van de vereniging in de gelegenheid zijn gesteld over de in de vergadering te nemen besluiten te adviseren.
De voorzitter stelt onder andere de volgende voorstellen aan de orde:
- de statuten van de vereniging te wijzigen overeenkomstig het concept opgesteld door Core Notariaat B.V. (zie bijlage 1, deze bijlage staat apart op de website);
- elk lid van het bestuur van de vereniging, alsmede iedere (kandidaat-)notaris en medewerker verbonden aan Core Notariaat B.V., zo tezamen als ieder afzonderlijk, te machtigen de akte van statutenwijziging te tekenen;
- dat een uittreksel van de notulen van de vergadering meteen door de voorzitter en de secretaris afgegeven kan worden voor zover het deze 3 besluiten betreft.
Er zal een stemming worden gehouden over het besluit de huidige statuten te wijzigen conform het voorliggende voorstel. Zo nodig kan een schriftelijke stemming worden gehouden. Indien twee/derde van de aanwezige leden vóór stemt is tot wijziging van de huidige statuten besloten.
- Verslag Algemene Ledenvergadering 2023: bespreking.
Het verslag van de jaarvergadering van mei 2023 is door het bestuur goedgekeurd. Dit verslag is als bijlage 2 van deze agenda opgenomen. De afspraken zullen worden doorgenomen.
- Jaarverslag van het bestuur van de HV KKZ over 2023: bespreking.
Het jaarverslag is door het bestuur goedgekeurd op 24 augustus 2024. In dit verslag wordt onder andere aandacht besteed aan het overleg met onze verhuurder Schep Vastgoed (SVg). Het verslag is als bijlage 3 van deze agenda opgenomen.
- Financieel verslag 2023
Als bijlage 4 is het financieel verslag opgenomen. Er is een tekort van € 286,24. Gezien het kapitaal dat wij hebben is dit geen probleem.
- Verslag kascommissie
Het financieel verslag met voor 2022 bijbehorende documenten is door de (kas)commissie, bestaande uit Mevrouw J. Steijn en de heer H. Jehee, beoordeeld. De commissie zal aan de Ledenvergadering verslag uitbrengen.
Het financieel verslag zal op de vergadering beschikbaar zijn.
- Decharge penningmeester 2023
Het bestuur verzoekt aan de Ledenvergadering om de penningmeester decharge te verlenen.
- Decharge bestuur over 2023
Op basis van het jaarverslag van het bestuur en de decharge van de penningmeester wordt aan de Ledenvergadering verzocht het bestuur decharge te verlenen over 2023.
- Begroting 2024
Het bestuur legt aan de Ledenvergadering de begroting voor 2024 voor.(bijlage 5) Deze begroting zal op de jaarvergadering beschikbaar zijn.
- Actieplan/speerpunten bestuur 2024
Het bestuur heeft voor 2024 voor het overleg met onze verhuurder Schep Vastgoed een aantal punten als speerpunten benoemd. In een document (bijlage 6) zijn zowel de voortgang van de speerpunten uit 2023 als de speerpunten voor 2024 aangegeven. Dit document is als bijlage 6 van de agenda opgenomen.
Het bestuur vraagt aan de leden of zij akkoord gaan met deze speerpunten. Omdat het jaar 2024 al enige tijd loopt, zullen wij verslag doen van de tot nu toe bereikte resultaten.
Het bestuur staat uiteraard open voor suggesties voor ander actie/speerpunten.
- Benoemingen bestuur
De huidige bestuursleden zijn op basis van de oude statuten voor twee jaar benoemd in 2022. Zij stellen zich weer beschikbaar voor een volgende periode, maar op basis van de nieuwe statuten worden zij nu benoemd voor drie jaar. Het bestuur stelt de vergadering voor deze benoemingen goed te keuren. Het bestuur heeft een vervanger op het oog. Tot dan blijft Jan Kommer tijdelijk penningmeester.
- Kascommissie
Voor de beoordeling van de financiële stukken van 2024 is er weer een kascommissie nodig. Het bestuur hoopt dat in de vergadering kandidaten zich melden.
- Afrekening servicekosten
- Voortgang verduurzaming, indien gewenst.
- Website
Het programmeringssysteem voor onze website (WordPress PHP 7.4) is verouderd en moet worden vervangen door een nieuwe versie. Deze overgang gaat bijna 800 euro kosten. Zonder deze aanpassing zal de website per 1 januari 2025 niet meer goed functioneren, omdat de oude versie niet meer wordt ondersteund. Er is ook een mogelijkheid om de website bij deze overgang in een nieuw jasje te gieten. Dit gaat ongeveer 1250 euro kosten.
Het bestuur vraagt zich af hoe vaak de website wordt bezocht. Voor de jaarvergadering proberen we het aantal bezoekers paraat te hebben.
Het bestuur is van mening dat deze bedragen te hoog zijn voor het (verwachte) aantal bezoekers. Zij stelt daarom voor de website voorlopig geen dure update te geven en het contract met de huidige webmaster niet te verlengen. Onze domeinnaam zal worden behouden. Is er bij de leden iemand die een eenvoudige website kan bouwen en onderhouden? Dan houden we ons aanbevolen.
- Rondvraag
- Sluiting
Bijlage 2
Concept Verslag Algemene Ledenvergadering tevens Jaarvergadering 2023 van de Huurdersvereniging KKZ Kijkduin
Zaterdag 9 september 2022
16.00 – 17.00
Voormalig HCO, Zandvoortselaan.
Aanwezig 25 personen voor 21 woningen
- Opening, mededelingen en vaststellen van de agenda
De voorzitter van de huurdersvereniging KKZ Kijkduin verwelkomde alle aanwezigen.
De naam van onze beheerder/vastgoedmanager is gewijzigd: Schep Vastgoed.
Schep Vastgoed is al enige tijd eigenaar van Van ’t Hof Rijnland, maar vond nu het moment gekomen om de eigen naam te gaan gebruiken. Voor de huurders verandert er niets wat betreft aanspeekpunten bij de beheerder. Wel zal de telefoon met Schep Vastgoed worden opgenomen.
Het bestuur zal voortaan de naam Schep Vastgoed gebruiken.
- Verslag Algemene Ledenvergadering 2022: bespreking.
Het verslag van de jaarvergadering van mei 2022 is door het bestuur goedgekeurd. Het verslag wordt door de vergadering vastgesteld. De afspraken zijn doorgenomen.
- Jaarverslag van het bestuur van de HV KKZ over 2022: bespreking.
Het jaarverslag is door het bestuur goedgekeurd op 26 juli 2023. In dit verslag wordt onder andere aandacht besteed aan het overleg met onze verhuurder Schep Vastgoed. De vergadering gaat akkoord met het verslag.
- Financieel verslag 2022 en verslag kascommissie
De secretaris geeft een toelichting op het financieel verslag. Er is nog steeds een stevige buffer, terwijl er geen bijzondere uitgaven of inkomsten zijn.
Het financieel verslag met voor 2022 bijbehorende documenten is door de (kas)commissie, bestaande uit Mevrouw J. Steijn en de heer H. Jehee, beoordeeld. De commissie gaf aan dat de verantwoording prima was. Het overzicht zag er keurig uit. Zij adviseerden om de penningmeester decharge te verlenen.
- Decharge penningmeester 2022
De Ledenvergadering verleende de penningmeester decharge.
- Decharge bestuur over 2022
Op basis van het jaarverslag van het bestuur en de decharge van de penningmeester wordt aan het bestuur van de huurdersvereniging KKZ door de Ledenvergadering decharge te verleend over 2022.
- Begroting 2022
Het bestuur legt aan de Ledenvergadering de begroting voor 2023 voor. Deze begroting was akkoord.
- Actieplan/speerpunten bestuur 2022 en 2023
Het bestuur had voor 2022 voor het overleg met onze verhuurder Schep Vastgoed een aantal punten als speerpunten benoemd. Tevens worden voor 2023 de volgende speerpunten voorgesteld:
- de wens om het gehele complex te verduurzamen naar een energielabel A of B blijft voortdurend op de agenda van het overleg met Schep Vastgoed staan.
- Het bestuur wil de effectiviteit van het nieuwe digitale meldingssysteem bespreken met de huurders;
- Bij de afrekening van de servicekosten zal het bestuur bij grote afwijkingen meewerken aan bezwaren van de huurders;
- Het bestuur zal Schep Vastgoed dicht op de huid zitten bij het aanvragen en verdelen van de subsidie voor de kosten van de blokverwarming;
De vergadering is akkoord met deze speerpunten. Wel werd nog aandacht gevraagd voor tochtproblemen.
- Benoemingen bestuur
In de jaarvergadering van 2021 is de voorzitter Roderik Rot voor 2 jaar benoemd. Hij stelt zich niet beschikbaar voor een volgende periode. Het bestuur stelt voor Carla Meeuwisse, onze huidige penningmeester, te benoemen als voorzitter. Het bestuur heeft een kandidaat voor het penningmeesterschap gevonden, die volgend jaar beschikbaar is. Tot die tijd zal de secretaris tijdelijk de taken van de penningmeester vervullen.
Carla Meeuwisse wordt als voorzitter benoemd.
- Kascommissie
Voor de beoordeling van de financiële stukken van 2022 is er weer een kascommissie nodig. Mevrouw J. Steijn en de heer H. Jehee stellen zich weer beschikbaar.
- Blokverwarming
Bij het begin van het stookseizoen 2022-2023 zijn de nieuwe ketels in gebruik genomen voor de blokverwarming. Hierbij zijn de oude instellingen voor watertemperatuur en in-/uitschakelen overgenomen.
Het gasverbruik in m3 voor het seizoen 2022-2023 is ten opzichte van het seizoen 2021-2022 gedaald met 21%.
Daarnaast gaf het bestuur een toelichting over de regeling en procedure van de subsidie blokverwarming.
- Oudjaar Nieuwjaar
Tijdens de afgelopen jaarwisseling heeft het bestuur om even na 12.00 uur nog wat oliebollen en wat bubbelwijn klaargezet. Het was erg gezellig. De vraag is echter om deze bijeenkomst de volgende dag, 1 januari, overdag te houden. De bewoners vinden dat geen goed idee.
- Rondvraag
Kees Wolters geeft aan dat hij een juridische procedure gestart is voor een absurd hoge en volgens hem onterechte rekening voor de verwarming. Schep doet niets. Nog twee andere bewoners hebben hetzelfde probleem.
Jacqueline Postma geeft aan dat zij door Schep aan de telefoon grof behandeld wordt: de klantvriendelijkheid van Schep kan veel beter.
- Verduurzaming/renovatie (onder voorbehoud)
In de jaarvergadering van het Platform Amvest Huurders is door medewerkers van Amvest een algemene presentatie gegeven over verduurzamen en renoveren van oudere wooncomplexen zoals het onze. De secretaris heeft daaruit een aantal items toegelicht, om een idee te geven wat er allemaal bij komt kijken en wat de redenen kunnen zijn van het eerder of later doorgaan van een renovatie. Ook de rechten en plichten van huurders zijn toegelicht.
Deze presentatie zei nog niets over de werkelijke start van de renovatie van ons complex. We zijn wel wat gestegen op de ranglijst, maar een datum was nog niet bekend.
- Sluiting
Bijlage 3
Jaarverslag Bestuur HV KKZ 2023
De belangrijkste bijeenkomsten hebben we afgelopen jaar gecombineerd. Op zaterdag 9 september hebben wij in het voormalig HCO onze jaarvergadering gehouden. Dat ging heel vlot, want daarna stond op het parkeerterrein de zomerborrel al klaar. Wederom werd dat een gezellig samenzijn, wat de saamhorigheid tussen de bewoners vergroot.
Op de ledenvergadering werd Carla Meeuwisse benoemd als voorzitter. Roderik Rot moest wegens drukke werkzaamheden en studie zijn functie ter beschikking stellen. Het penningmeesterschap werd (tijdelijk) overgedragen aan de secretaris.
Ook werden nieuwe speerpunten benoemd, zoals de verduurzaming, de subsidie blokverwarming, het digitale portal van Schep Vastgoed en de servicekosten, waarbij de nadruk ligt op de kosten van de verwarming.
Aan het eind van de ALV werd nog een presentatie gegeven over de mogelijke verduurzamingsslag voor ons complex: wat kan wel, wat kan niet, eventuele huuraanpassing, wanneer en betrokkenheid van de bewoners.
In het voorjaar en najaar hebben we de overleggen met Schep Vastgoedmanagement gehad. Ook daar ging het over de verduurzamingsslag, waarbij het bestuur naast de technische mogelijkheden benadrukt dat de communicatie met de bewoners duidelijk en regelmatig moet zijn.
Natuurlijk is de problematiek van de hoge servicekosten/verwarmingskosten aan de orde geweest. Het bestuur snapt dat de hoge gasprijzen een belangrijke veroorzaker was van de hogere servicekosten. Gelukkig stond daar de eenmalige subsidie tegenover, die Schep keurig heeft aangevraagd en toegekend gekregen. Maar het bestuur heeft, gevoed door diverse bewoners, het idee dat er bij diverse onderdelen meer aan de hand is. Grote, niet verklaarbare uitschieters in individueel gebruik zijn daar een voorbeeld van.
Het gedrag van de medewerkers van Schep Vastgoed aan de telefoon blijft wisselend. Wij blijven er aandacht voor vragen.
In het complex zelf zijn de liften in de hoogbouw gerenoveerd. Tevens zijn er thermostaatknoppen aangebracht op alle radiatoren. Dit bleek een wisselend succes, mede omdat het veel moeite kostte om het gehele systeem goed te ontluchten.
Aan het begin van 2024 hebben wij de nieuwsjaarsborrel op 1 januari gehouden.
Bijlage 4
Bijlage 4 Jaaroverzicht financiën KKZ 2023
Begroting Huurdersvereniging KKZ 2023
Inkomsten Uitgaven
Contributies (45×18,50) €832,50 Bankkosten ING €200,00
Bijdrage Amvest €752,00- ALV 2023 €100,00
Contributies 2022 € 92,50 Borrel 2023 €750,00
Bestuurskosten €250,00
Website €250,00
Onvoorzien/saldo € 127,00
Totaal € 1677,00 €1677,00
Resultaat 2023
Stand bankrekening op 1 januari 2023: € 5071, 97
Stand bankrekening op 31 december 2023: € 4803,76
Negatief resultaat: € 286,24
Per categorie
Inkomsten: Uitgaven
Contributies € 801,00 Bankkosten: € 240,10
Bijdrage Amvest € 752,00 Borrel, Kerstattentie en
nieuwjaarsborrel € 974,78
Retour huur tafels/stoelen borrel: € 50,00 ALV: € 0,00
Kosten bestuur: € 425,61
Website: € 230,71
Totaal: € 1603,00 Totaal: € 1871,21
Verschil € 268,21 (3 cent verschil met gegevens ING).
Werkelijk resultaat 2023.
Bij de inkomsten zit € 37,00 vooruitbetaalde contributie voor 2024. (-)
Er zit niet in de contributie € 18,50 in 2022 betaald. (+)
Er zit niet in 3 contributies die in 2024 betaald zijn. (+)
Eén contributie is nog niet betaald. (+)
De kosten voor zowel de nieuwjaarsborrel 2023 als (een deel van) 2024 zijn in 2023 betaald.
De kosten voor de borrel van 2024, ad € 41,7 horen eigenlijk in 2024. (+)
Als we dit optellen en aftrekken, wordt ons tekort € 96,70 minder en komt uit op: € 171,51
jk 20240223
Bijlage 5
Begroting Huurdersvereniging KKZ 2024
Stand bankrekening op 31 december 2023: € 4803,76
(tussen haakjes resultaat 2023)
Inkomsten
Contributies (48×18,50) 888,00 (€801,00)
Bijdrage Amvest 752,00 (€752,00)
Totaal 1640,00 (€1553,00)
Uitgaven
Bankkosten ING €250,00 (240,10)
ALV 2024 €100,00 (0,00)
Zomerborrel, kerstattentie
en nieuwjaarsborrel €600,00 (€ 974,78)
Bestuurskosten €250,00 (€ 425,61)
Website €300,00 (€230,71)
Onvoorzien/saldo €140,00
Totaal €1640,00
Bijlage 6
Actieplan/speerpunten bestuur KKZ 2023 en 2024
Speerpunten 2023
Speerpunt 1. De wens om het gehele complex te verduurzamen naar een energielabel A of B blijft voortdurend op de agenda van het overleg met Schep Vastgoed staan.
Resultaat: er worden onderzoeken uitgevoerd en berekeningen gemaakt over wat noodzakelijk is, wat mogelijk is en wat het kost. Zodra hier voorstellen voor zijn vanuit Amvest/Schep, wil het bestuur met een werkgroep het hele proces gaan begeleiden en daarbij zoveel mogelijk alle bewoners bij betrekken. De eerste tekenen zijn de nestkasten voor vogels en vleermuizen om deze dieren de mogelijkheid te geven daar te nestelen in plaats van in het complex, zodat de verduurzaming uitgevoerd kan worden.
Speerpunt 2. Het bestuur wil de effectiviteit van het nieuwe digitale meldingssysteem bespreken met de huurders.
Resultaat: Schep zelf heeft het proefproject met het digitale portal onlangs stopgezet. Het voldeed niet aan hun verwachtingen. Vanuit de bewoners kregen wij signalen over ingewikkeldheid en onjuiste gegevens. Eind dit jaar introduceert Schep een nieuw systeem. Het bestuur zal proberen het systeem goed te introduceren bij alle bewoners.
Speerpunt 3. Bij de afrekening van de servicekosten zal het bestuur bij grote afwijkingen meewerken aan bezwaren van de huurders;
Resultaat: vooral na de afrekening van de servicekosten 2022-2023 met dezelfde klachten en ondanks nieuwe thermostaatkranen en nieuwe kachels weinig vermindering van het gasverbruik heeft het bestuur onlangs bij Schep voorgesteld om een onafhankelijk onderzoek te laten doen naar de gehele verwarmingsinstallatie, van de ketels tot aan de metertjes en de radiatoren. We wachten op antwoord.
Speerpunt 4. Het bestuur zal Schep Vastgoed dicht op de huid zitten bij het aanvragen en verdelen van de eenmalige subsidie voor de kosten van de blokverwarming.
Resultaat: de subsidie is op tijd aangevraagd en door de belastingdienst uitgekeerd. De betaling aan de bewoners is tegelijkertijd gedaan met de afrekeningen van de servicekosten 2022-2023.
Speerpunten 2024
- Het tot uitvoering brengen van het onderzoek naar de verwarmingsinstallatie voor duidelijkheid te krijgen over de installatie wat wel en wat niet goed is met als doel vermindering van gasgebruik en verbetering van de metingen van het gebruik.
- Betrokken blijven bij de plannen en uitvoering van de verduurzaming van het complex. Het bestuur denkt aan externe begeleiding van de bewoners voor de betrokkenheid.
- Het bestuur heeft Schep Vastgoed verzocht de situatie op ons parkeerterrein te verbeteren: er zijn teveel bewoners die illegaal een tag hebben of hun tag onjuist gebruiken. Er staan teveel auto’s op het parkeerterrein.
- Aanbrengen van veilige meterkasten (aardlekschakelaars) en indien gewenst klokjes voor gebruik van laag tarief stroom voor de boilers.
- Algemene vergadering 1e kwartaal 2025.