Algemene Ledenvergadering tevens Jaarvergadering 2023 van de Huurdersvereniging KKZ Kijkduin
Zaterdag 9 september 2022
16.00 – 17.00
Voormalig HCO, Zandvoortselaan.
Agenda
- Opening, mededelingen en vaststellen van de agenda
Zoals u ongetwijfeld gemerkt heeft is de naam van onze beheerder/vastgoedmanager gewijzigd: Schep Vastgoed.
Schep Vastgoed is al enige tijd eigenaar van Van ’t Hof Rijnland, maar vond nu het moment gekomen om haar eigen naam te gaan gebruiken. Voor de huurders verandert er niets wat betreft aanspeekpunten bij de beheerder. Wel zal de telefoon met Schep Vastgoed worden opgenomen.
Het bestuur zal voortaan de naam Schep Vastgoed of SVg gebruiken.
- Verslag Algemene Ledenvergadering 2022: bespreking.
Het verslag van de jaarvergadering van mei 2022 is door het bestuur goedgekeurd. Dit verslag is als bijlage 1 van deze agenda opgenomen. De afspraken zullen worden doorgenomen.
- Jaarverslag van het bestuur van de HV KKZ over 2022: bespreking.
Het jaarverslag is door het bestuur goedgekeurd op 26 juli 2023. In dit verslag wordt onder andere aandacht besteed aan het overleg met onze verhuurder Schep Vastgoed (SVg). Het verslag is als bijlage 2 van deze agenda opgenomen.
- Financieel verslag 2022 en verslag kascommissie
Het financieel verslag met voor 2022 bijbehorende documenten is door de (kas)commissie, bestaande uit Mevrouw J. Steijn en de heer H. Jehee, beoordeeld. De commissie zal aan de Ledenvergadering verslag uitbrengen.
Het financieel verslag zal op de vergadering beschikbaar zijn.
- Decharge penningmeester 2022
Het bestuur verzoekt aan de Ledenvergadering om de penningmeester decharge te verlenen.
- Decharge bestuur over 2022
Op basis van het jaarverslag van het bestuur en de decharge van de penningmeester wordt aan de Ledenvergadering verzocht het bestuur decharge te verlenen over 2022.
- Begroting 2022
Het bestuur legt aan de Ledenvergadering de begroting voor 2022 voor. Deze begroting zal op de jaarvergadering beschikbaar zijn.
- Actieplan/speerpunten bestuur 2022 en 2023
Het bestuur heeft voor 2022 voor het overleg met onze verhuurder SVg een aantal punten als speerpunten benoemd. Tevens worden voor 2023 de speerpunten voorgesteld. In een document zijn zowel de voortgang van de speerpunten uit 2022 als de speerpunten voor 2023 aangegeven. Dit document is als bijlage 3 van de agenda opgenomen.
Het bestuur vraagt aan de leden of zij akkoord gaan met deze speerpunten. Omdat het jaar 2023 al enige tijd loopt, zullen wij verslag doen van de tot nu toe bereikte resultaten.
Het bestuur staat uiteraard open voor suggesties voor ander actie/speerpunten.
- Benoemingen bestuur
In de jaarvergadering van 2021 is de voorzitter Roderik Rot voor 2 jaar benoemd. Hij stelt zich niet beschikbaar voor een volgende periode. Het bestuur stelt voor Carla Meeuwisse, onze huidige penningmeester, te benoemen als voorzitter. Het bestuur heeft een kandidaat voor het penningmeesterschap gevonden, die volgend jaar beschikbaar is. Tot die tijd zal de secretaris tijdelijk de taken van de penningmeester vervullen.
- Kascommissie
Voor de beoordeling van de financiële stukken van 2022 is er weer een kascommissie nodig. Het bestuur hoopt dat in de vergadering kandidaten zich melden.
- Blokverwarming
Bij het begin van het stookseizoen 2022-2023 zijn de nieuwe ketels in gebruik genomen voor de blokverwarming. Hierbij zijn de oude instellingen voor watertemperatuur en in-/uitschakelen overgenomen.
Het bestuur is benieuwd hoe de bewoners de nieuwe ketels ervaren. Vooral wil het bestuur weten of het overal warm genoeg wordt.
Het gasverbruik voor het seizoen 2022-2023 is ten opzichte van het seizoen 2021-2022 gedaald met 21%.
Daarnaast zal het bestuur een toelichting geven over de regeling en procedure van de subsidie blokverwarming, maar: don’t shoot the messenger!!
- Oudjaar Nieuwjaar
Tijdens de afgelopen jaarwisseling heeft het bestuur om even na 12.00 uur nog wat oliebollen en wat bubbelwijn klaargezet. Het was erg gezellig. De vraag is echter om deze bijeenkomst de volgende dag, 1 januari, overdag te houden.
- Rondvraag
- Verduurzaming/renovatie (onder voorbehoud)
In de jaarvergadering van het Platform Amvest Huurders is door medewerkers van Amvest een algemene presentatie gegeven over verduurzamen en renoveren van oudere wooncomplexen zoals het onze. De secretaris zal daaruit een aantal items toelichten, om een idee te geven wat er allemaal bij komt kijken en wat de redenen kunnen zijn van het eerder of later doorgaan van een renovatie. Ook de rechten en plichten van huurders zullen worden toegelicht.
Let op: deze presentatie zegt niets over de werkelijke start van de renovatie van ons complex. We zijn wel wat gestegen op de ranglijst, maar een datum is nog niet bekend.
Indien er aan het eind van de vergadering geen tijd meer is voor deze presentatie wordt deze op onze website geplaatst.
- Sluiting
Bijlage 1
Verslag Algemene Ledenvergadering tevens Jaarvergadering 2022 van de Huurdersvereniging KKZ Kijkduin
Zaterdag 21 mei 2022
15.00 – 17.00
Middin Buitenklingen.
Aanwezig: 21 personen, voor 18 woningen
- Opening, mededelingen en vaststellen van de agenda
De voorzitter van de Huurdersvereniging KKZ (HV KKZ), de heer R. Rot opent de vergadering en heet iedereen welkom. Hij is verheugd met de opkomst en dat er weer een echte bijeenkomst gehouden kan worden.
De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. Er zijn twee afmeldingen, die op de presentielijst zijn vermeld.
Op 31 december 2021 is Jaap Walraven overleden. Jaap was jarenlang bestuurslid van onze vereniging en vrijwilliger. De aanwezigen gedenken Jaap met een minuut stilte.
- Verslag Algemene Ledenvergadering 2021
Het verslag van de digitale jaarvergadering van de HV KKZ van december 2021 is door het bestuur goedgekeurd. Dit verslag is unaniem door de Ledenvergadering ongewijzigd vastgesteld.
- Jaarverslag van het bestuur van de HV KKZ over 2021
Het jaarverslag van de HV KKZ is door het bestuur goedgekeurd op 7 mei 2022. In dit verslag wordt onder andere aandacht besteed aan het overleg met de verhuurder Van ’t Hof Rijnland. Het jaarverslag van het bestuur is unaniem door de Ledenvergadering ongewijzigd vastgesteld.
- Financieel verslag 2021 en verslag kascommissie
De penningmeester a.i. de heer R.Rot heeft het financieel verslag voor 2021 gepresenteerd. Het saldo is vrijwel ongewijzigd gebleven. De heer H. Jehee mist de bijdrage van de verhuurder Van “t Hof Rijnland (VtHR). Het bestuur geeft aan dat deze vorig jaar niet is aangevraagd. Dit zal alsnog gebeuren. Het bestuur geeft aan dat meer dan de helft van de huurders lid is van de HV KKZ (47 van de 78 huurders). Elke nieuwe bewoner wordt benaderd, maar niet iedereen is geïnteresseerd in of ziet het belang van een huurdersvereniging.
Doordat de beide vorige Jaarvergaderingen digitaal zijn gehouden, is er geen nieuwe kascommissie gekozen door de leden. Het bestuur heeft daarom zelf een lid gevraagd de kas te controleren. Mevr. C. Meeuwisse heeft het verslag en de bijbehorende stukken gecontroleerd en geen onregelmatigheden geconstateerd.
- Decharge penningmeester 2021
De Ledenvergadering heeft de penningmeester unaniem decharge verleend over 2021.
- Decharge bestuur over 2021
Op basis van het jaarverslag van het bestuur en de decharge van de penningmeester heeft de Ledenvergadering het bestuur unaniem decharge verleend over 2021.
- Begroting 2022
Het bestuur heeft de begroting op de vergadering gepresenteerd. De reiskosten PAH zijn bestemd voor het deelnemen van twee bestuursleden aan de jaarvergadering van het Platform Amvest Huurders. Dat gebeurt elk jaar.
Op de begroting is een bedrag gereserveerd voor een bewonersfeest. Gratis voor de leden. Niet-leden zullen een eigen bijdrage van 10 euro moeten betalen.
De leden vragen aan het bestuur of er een mogelijkheid is voor een subsidie van de gemeente voor bijvoorbeeld het feest. In vorige jaren is die subsidie wel aangevraagd, maar dan moesten de activiteiten voor een grotere groep als uitsluitend de leden zijn en het eten en drinken valt er niet onder. De laatste jaren heeft het BIK een dergelijke subsidie gehad. Het bestuur zegt toe na te gaan of het nog mogelijk is en wat de voorwaarden zijn.
De begroting is door de Ledenvergadering unaniem goedgekeurd.
- Actieplan/speerpunten bestuur 2022 en 2023
Het bestuur heeft voor het overleg met onze verhuurder Van ’t Hof Rijnland een aantal punten als speerpunten benoemd voor 2022:
- besparing gasgebruik (thermostaatknoppen, betere radiatoren, isolatiefolie, lage temperatuur-verwarming),
- beperken huuraanpassingen,
- vernieuwing besturingssystemen van de liften in alle liften,
- portieken: renovatie sloten en deurdrangers, vernieuwing spreek-luisterinstallatie,
- energietransitie en duurzaamheid (aanpassing boilers?),
- vernieuwing verwarmingsketels.
Naar aanleiding van deze speerpunten kwamen de volgende onderwerpen aan de orde.
De kwaliteit van reparaties blijkt zeer wisselend. Goede en slechte ervaringen worden gemeld. Ook de houding en/of antwoorden van zowel de medewerkers van VtHR als de medewerkers van de reparatiebedrijven zijn zeker niet altijd even behulpzaam, netjes of respectvol. Het bestuur geeft aan dat zij niet elke klacht in dat kader kan oplossen, maar vraagt wel alle (slechte) ervaringen aan de secretaris door te geven. Als een dergelijke lijst enige omvang krijgt, kan het bestuur daarmee naar VtHR om aan te geven dat de klantgerichtheid echt beter moet.
De boilers blijven ook een punt van onvrede. Duur en oud. De mogelijkheid om de boilers van Eneco over te nemen wordt niet door alle leden als een verbetering gezien. Het bestuur geeft aan dat ze in overleg zijn met VtHR of het wel of niet toegestaan is door de huurders om de boilers over te nemen en wat dan de gevolgen zijn bij huuropzegging. Hierbij speelt de in het huurcontract verplichte gebruik van de aanwezige Enecoboiler ook een rol.
Positief is dat het uitschakelen van het Tf-signaal voor niemand koud water heeft opgeleverd.
Het bestuur geeft aan dat de komende jaren alle liften worden voorzien van een nieuw besturingssysteem, waardoor eventuele storingen eenvoudiger en sneller verholpen kunnen worden.
Wat betreft de ketels van de centrale verwarming geeft het bestuur aan dat door het uitvallen van een van de ketels nu door VtHR nagedacht wordt over de wijze van vervanging. Verschillende leden melden dat, ook als de verwarming goed werkt, vooral de bovenste verdiepingen moeilijk goed warm te krijgen zijn.
De leden vragen zich af hoe het contract met de hovenier er uit ziet: hoeveel keer per jaar moet het onderhoud gedaan worden? Ook is de vraag of de bloembakken bij de portieken onder het contract vallen. Het bestuur zal dit nagaan bij VtHR.
Het bestuur vraagt aan de leden of zij akkoord gaan met deze speerpunten. Omdat het jaar 2022 al enige tijd loopt, zullen wij verslag doen van de tot nu toe bereikte resultaten.
Met bovenstaande aanvullingen is de Ledenvergadering unaniem akkoord met het actieplan van het bestuur.
- Opheffing SBK
Per 1 januari 2022 is het SBK (Stichting Bewonersbelangen Kijkduin) opgeheven. Hierdoor is de vertegenwoordiging van onze Huurdersvereniging in de werkgroep Openbare ruimte niet meer nodig. Het bestuur bedankt de heer H. Jehee, die jarenlang onze belangen in deze werkgroep heeft behartigd. Twee bestuursleden van het SBK zijn nu adviseur van de Wijkvereniging Walboduin (Waldeck-Bohemen-Kijkduin).
- Benoemingen bestuur
In de jaarvergadering van november 2020 zijn de bestuursleden mevr. A. Buiteman, mevr. T. van Dijk en de heer J. Kommer voor twee jaar benoemd en zijn bereid in functie te blijven. De Ledenvergadering gaat unaniem akkoord met deze herbenoeming voor twee jaar.
Het bestuur heeft mevr. C Meeuwisse bereid gevonden het penningmeesterschap op zich te nemen. Mevr. Meeuwisse heeft al eerder in het complex gewoond en is toen enige tijd voorzitter geweest van de Huurdersvereniging. De Ledenvergadering gaat unaniem akkoord met de benoeming.
- WBTR document (Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen)
Elke vereniging en stichting in Nederland die is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel moet statuten hebben die aan deze wet voldoen. Over vijf jaar moeten de statuten werkelijk gewijzigd zijn. Tot die tijd voldoet een zogenaamd WBTR-document waarin staat aangegeven op welke wijze de vereniging haar statuten zal gaan wijzigen om aan de nieuwe wet te voldoen. Dit document moet worden vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering en wordt daarmee een onderdeel van de huidige statuten waar het bestuur zich aan moet houden. Het gaat vooral om een aantal (financiële) controle regels en gedragsregels. Door deze regels vast te stellen zijn de bestuursleden, indien ze zich aan de regels houden, niet persoonlijk aansprakelijk te stellen.
In het bijgevoegde document is zo duidelijk mogelijk aangegeven waarom iets aangepast moet worden en wat het voorstel van het bestuur hiervoor is.
De heer T. Parlevliet vraagt of het bestuur verzekerd is voor eventuele claims door schade op privégelden. Het bestuur bestaat uit vrijwilligers en moeten hier geen negatieve gevolgen van ondervinden. Het bestuur geeft aan dat zij niet verzekerd is, omdat zij het risico niet groot acht. Desondanks zal het bestuur onderzoeken of het noodzakelijk is en wat de kosten zijn.
De Ledenvergadering stelt het WBTR-document unaniem vast. Hierdoor is een zogenaamde continuïteitscommissie noodzakelijk: indien het gehele bestuur om wat voor reden dan ook niet meer beschikbaar is, moet deze commissie de taken overnemen en/of zoeken naar nieuwe bestuursleden. De heren H.Jehee en W. Vonk stellen zich beschikbaar en zijn unaniem benoemd door de ledenvergadering.
- UBO (Ultimate Beneficial Owner)
Elk bedrijf en stichting en elke vereniging moet in Nederland bij de Kamer van Koophandel (KvK) aangeven wie de uiteindelijke eigenaar van is van dergelijke instellingen. Voor kleinere verenigingen als onze Huurdersvereniging betekent het dat alle bestuursleden als UBO’s worden gezien. Dit is als zodanig ook aangegeven bij de KvK. Omdat dit een kennisgeving is, is er niet over gestemd.
- Kascommissie
Voor de beoordeling van de financiële stukken van 2022 is er weer een kascommissie nodig. Mevrouw J. Steijn en de heer H. Jehee stellen zich beschikbaar en zijn unaniem benoemd door de Ledenvergadering.
- Feestcommissie
Het bestuur stelt voor weer een keer een gezellige bijeenkomst te organiseren voor de bewoners van ons complex. Mevrouw J. Postma geeft aan bereid te zijn de bestuursleden te ondersteunen.
- Rondvraag
Het is vaak onduidelijk wie nieuwe bewoners zijn. Niet iedereen stelt zich voor. Veel huidige bewoners weten dan niet meer wie in het portiek woont. In het blok van de Zandvoortselaan heeft een nieuwe bewoner bij iedereen een kaartje in de bus gedaan, wat een goed idee is. Het bestuur krijgt wel de huisnummers van nieuw verhuurde woningen maar geen namen (privacy-wet).
Mevr. J. Regeer is bereid het bezoeken van nieuwe bewoners op zich te nemen. Zij zal daarbij aangeven dat het kennismaken met medebewoners erg op prijs wordt gesteld.
Doordat diverse bewoners op soms onjuiste wijze gebruik maken van de parkeerplaatsen voor bezoekers, wordt gevraagd of er meer bezoekersplaatsen kunnen komen. Het bestuur zal dit aankaarten bij VtHR.
Bewoners dienen erop gewezen te worden dat zij altijd de toegangsdeuren tot de bergingsgangen goed moeten sluiten. Het bestuur verzint een actie.
Het bestuur zal nagaan of en wanneer de groene afvalbakken voor bioafval (naast de afvalcontainers) worden geleegd.
jk 20220522
Bijlage 2
Jaarverslag Bestuur HV KKZ 2022
De mooiste gebeurtenissen afgelopen jaar waren de bijeenkomsten met onze bewoners.
In mei konden we eindelijk weer een echte Algemene Ledenvergadering houden waar we lijfelijk aanwezig konden zijn. Dat is altijd heel fijn. Als bestuur kunnen we toelichten wat we gedaan hebben en direct antwoord geven op vragen. Maar ook de rondvraag blijft voor ons van grote waarde: we horen waar we wat aan moeten doen.
Op het eind van het jaar (of eigenlijk het begin van het nieuwe jaar) werd om 24.00 uur in het trappenhuis van de hoogbouw een toast uitgebracht op het nieuwe jaar.
Op de mooiste avond van de hele zomer hielden wij een zomerborrel op het parkeerterrein. Om vijf uur werden de eerste drankjes ingeschonken, om ongeveer negen uur was het afgelopen. Pure gezelligheid, kennismaken met nieuwe buren, sparren met de bestuursleden. Dit was genieten en voor het bestuur misschien nog wel belangrijker dan het onderhandelen met de beheerder.
Maar het “gewone werk” gaat ook door voor het bestuur. In 2022 zijn we 4 keer bij elkaar gekomen. Naast de voorbereiding van de ALV en de borrels gaat het in deze vergaderingen vooral over de overleggen met onze beheerder (toen nog) Van ’t Hof Rijnland. Welke adviezen geven wij, wat willen wij als verbeteringen, welke reparaties zijn noodzakelijk, hoe communiceren wij met de bewoners?
Voor ons is, naast actuele onderwerpen, ons actieplan leidend.
Belangrijke onderwerpen waren: de jaarlijkse huuraanpassingen, het uitschakelen van het TFsignaal, spreekluisterverbinding, zorgen over de liften, verduurzaming en energiebesparing, storingen in de verwarming. In de bespreking van ons actieplan gaan we nader in op de resultaten.
Het bestuur ervaart het overleg vaak moeizaam. Het feit dat de beheerder zich enerzijds houdt aan de Overlegwet, waarin onze adviezen ook echt alleen adviezen zijn. Anderzijds heeft de beheerder ook te maken met de eigenaar: voor grote investeringen heeft VtHR toestemming nodig.
Wat VtHR helemaal zelf kan regelen is klantvriendelijkheid, snel reageren op verzoeken om reparaties en aangeven wanneer iets gaat gebeuren. Daar is nog een wereld te winnen. Waarbij het bestuur wel aantekent dat “nee” ook een antwoord kan zijn, maar dan wel vriendelijk én onderbouwd. Daar hebben wij als bewoners recht op.
Bijlage 3
Actieplan/speerpunten bestuur KKZ 2022 en 2023
Speerpunten 2022 met uitvoering
- besparing gasgebruik (thermostaatknoppen, betere radiatoren, isolatiefolie, lage temperatuur-verwarming): door SVg is toegezegd dat de verwarmingsbuizen in de installatieruimte en bergingsgangen beter worden geïsoleerd maar het is nog niet gerealiseerd;
- beperken huuraanpassingen: het bestuur heeft SVg geadviseerd de huurverhogingen te beperken, vooral vanwege het lage energielabel en de leeftijd van het complex; SVg heeft dit advies, o.a. door de gestegen kosten, afgewezen en de wettelijk toegestane maximale huurverhoging voor vrijwel alle woningen toegepast;
- vernieuwing besturingssystemen in alle liften: in de hoogbouw heeft eind 2022 een grote onderhoudsbeurt van de liften plaatsgevonden: besturingssysteem, kabels, motor, tableaus in de liften; SVg heeft aangegeven dat de liften elk jaar door een onafhankelijk bedrijf worden nagekeken op slijtage: zodra uit de rapportage noodzakelijke vernieuwingen blijken zullen deze worden uitgevoerd;
- portieken: renovatie sloten en deurdrangers, vernieuwing spreek-luisterinstallatie: in 2022 en 2023 zijn alle spreekluisterinstallaties vernieuwd;
- energietransitie en duurzaamheid (grote boilers?): SVg heeft aangegeven dat, dat elke huurder zijn boiler mag overnemen van de eigenaar, namelijk Eneco. De woning mag zonder boiler worden opgeleverd; dit moet echter wel in het huurcontract worden verwerkt;
- vernieuwing verwarmingsketels: in 2022 zijn beide oude ketels vervangen door 6 nieuwe kleinere ketels; als gevolg hiervan is daarna ook het hele besturingssysteem vervangen; bij agendapunt 12 wil het bestuur de resultaten met u bespreken.
Speerpunten 2023
- de wens om het gehele complex te verduurzamen naar een energielabel A of B blijft voortdurend op de agenda van het overleg met SVg staan.
- Het bestuur wil de effectiviteit van het nieuwe digitale meldingssysteem bespreken met de huurders;
- Bij de afrekening van de servicekosten zal het bestuur bij grote afwijkingen meewerken aan bezwaren van de huurders;
- Het bestuur zal Sshep Vastgoed dicht op de huid zitten bij het aanvragen en verdelen van de subsidie voor de kosten van de blokverwarming;
Op het verlanglijstje van het bestuur heeft al heel lang het aanbrengen van zonnepanelen op de daken gestaan. Echter, bij de onvermijdelijke verduurzaming van het complex zal ook het dak worden vernieuwd. Als daar nu zonnepanelen op geplaatst worden, waarvoor zwaar hijsmateriaal noodzakelijk is, zullen bij vernieuwing van het dak de zonnepanelen op dezelfde wijze moeten worden verwijderd en teruggezet. Deze kosten zijn te hoog. Het bestuur adviseert daarom te wachten op de verduurzaming.